1. Alcance
La Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales presentada a continuación, se aplicará a todas las Bases de Datos y/o Archivos que contengan datos personales y que sean objeto de tratamiento por Talento Innovador Consultores SAS, considerado como responsable y/o encargado del tratamiento de los datos personales.
2. Identificación del responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales
Talento Innovador Consultores, domicilio calle 8ª #1b Este – 94 (i4-c2) – Mosquera Cundinamarca, identificado con Número Identificación Tributaria 900964225-1.
Línea de atención – 3214529414
Correo electrónico – protecciondedatos@talentoinnovador.co
3. Definiciones
Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las Políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Dato Sensible: Información que afectan la intimidad de las personas o cuyo uso indebido puede generar discriminación (Origen racial o étnico, orientación política, convicciones filosóficas o religiosas, pertinencia a sindicatos u organizaciones sociales o derechos humanos, datos de salud, vida sexual y biométricos)
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento. En los eventos en que el responsable no ejerza como Encargado de la base de datos, se identificará expresamente quién será el Encargado.
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
4. Principios aplicables al tratamiento de datos personales
Para el Tratamiento de los datos personales, Talento Innovador aplicará los principios que se mencionan a continuación, los cuales constituyen las reglas a seguir en la recolección, manejo, uso, tratamiento, almacenamiento e intercambio, de datos personales:
Legalidad: El Tratamiento de datos personales se realizará conforme a las disposiciones legales aplicables (Ley Estatutaria 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios).
Finalidad: Los datos personales recolectados serán utilizados para un propósito específico y explícito el cual debe ser informado al Titular o permitido por la Ley. El Titular será informado de manera clara, suficiente y previa acerca de la finalidad de la información suministrada.
Libertad: La recolección de los datos personales solo podrá ejercerse con la autorización, previa, expresa e informada del Titular.
Veracidad o Calidad: La información sujeta al Tratamiento de Datos Personales debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
Transparencia: En el tratamiento de datos personales se garantiza el derecho del Titular a obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
Acceso y circulación restringida: El Tratamiento de datos personales solo podrá realizarse por las personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la Ley.
Seguridad: Los datos personales sujetos a tratamiento se manejarán adoptando todas las medidas de seguridad que sean necesarias para evitar su pérdida, adulteración, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Confidencialidad: Todos los funcionarios que trabajen en Talento Innovador están obligados a guardar reserva sobre la información personal a la que tengan acceso con ocasión de su trabajo en Talento Innovador.
5. Tratamiento y finalidades al cual serán sometidos los datos personales tratados por Talento Innovador
El tratamiento que realizará el Talento Innovador Consultores SAS será el de recolectar, almacenar, procesar, usar y transmitir o transferir (según corresponda) los datos personales, atendiendo de forma estricta los deberes de seguridad y confidencialidad ordenados por la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, con las siguientes finalidades:
Candidatos: Para invitarlos a participar en procesos de selección y evaluación.
Clientes: Para brindarles información de nuestros servicios.
Proveedores: Para invitarlos a participar en procesos de selección y a eventos organizados o patrocinados por Talento Innovador.
Para la evaluación del cumplimiento de sus obligaciones.
Para procesar sus pagos y verificar saldos pendientes.
Empleados: Administrar y operar, directamente o por conducto de terceros, los procesos de selección y vinculación de personal, incluyendo la evaluación y calificación de los participantes y la verificación de referencias laborales y personales, y la realización de estudios de seguridad.
Desarrollar las actividades propias de la gestión de Recursos Humanos dentro de Talento Innovador, tales como nómina, afiliaciones a entidades del sistema general de seguridad social, actividades de bienestar y salud ocupacional, ejercicio de la potestad sancionatoria del empleador, entre otras.
Realizar los pagos necesarios derivados de la ejecución del contrato de trabajo y/o su terminación, y las demás prestaciones sociales a que haya lugar de conformidad con la ley aplicable.
Contratar beneficios laborales con terceros, tales como seguros de vida, gastos médicos, entre otros;
Notificar a contactos autorizados en caso de emergencias durante el horario de trabajo o con ocasión del desarrollo del mismo.
Planificar actividades empresariales.
6. Derechos del Titular
De conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, los derechos que como titular le asisten en relación con sus datos personales son:
a. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a Talento Innovador como los responsables del tratamiento o encargados del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
b. Solicitar prueba de la autorización otorgada a Talento Innovador como responsables del tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento.
c. Ser informado por Talento Innovador, como responsables del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
d. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
e. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
f. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
g. Los demás señalados por el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012.
7. Deberes de Talento Innovador como Responsable del Tratamiento de Datos Personales
Talento Innovador tiene presente que los datos personales son de propiedad de las personas a las que se refieren y solamente ellas pueden decidir sobre los mismos. En ese sentido, Talento Innovador hará uso de los datos personales recolectados únicamente para las finalidades para las que se encuentra debidamente facultada y respetando, en todo caso, la normatividad vigente sobre la protección de datos personales.
Talento Innovador atenderá los deberes previstos para los responsables del tratamiento, contenidos en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la reglamenten, modifiquen o sustituyan.
8. Área responsable de la implementación y observancia de esta política
La consultora asignada al proyecto de protección de datos, tiene a su cargo la labor de desarrollo, implementación, capacitación y observancia de ésta política. Para el efecto, todos los funcionarios que realizan el tratamiento de datos personales en las diferentes áreas de Talento Innovador, están obligados a reportar estas bases de datos a la consultora asignada y a dar traslado a ésta, de manera inmediata, de todas las peticiones, quejas o reclamos que reciban por parte de los titulares de datos personales.
La consultora asignada también será responsable de la atención de peticiones, consultas, quejas y reclamos ante la cual el titular de la información podrá ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización. Esta área se encuentra ubicada en el domicilio calle 8ª #1b Este – 94 (i4-c2) – Mosquera Cundinamarca, y puede ser contactada a través del correo electrónico: protecciondedatos@talentoinnovador.co
9. Autorización
Talento Innovador solicitará autorización previa, expresa e informada a los titulares de los datos personales sobre los que requiera realizar el tratamiento.
Esta manifestación de voluntad del titular puede darse a través de diferentes mecanismos puestos a disposición por Talento Innovador, tales como:
• Por escrito, diligenciando un formato de autorización para el Tratamiento de datos personales determinado por Talento Innovador.
• De forma oral, a través de una conversación telefónica o en videoconferencia.
• Mediante conductas inequívocas que permitan concluir que otorgó su autorización, a través de su aceptación expresa a los términos y condiciones de una actividad dentro de los cuales se requiera la autorización de los participantes para el tratamiento de sus datos personales.
IMPORTANTE: En ningún caso Talento Innovador asimilará el silencio del Titular a una conducta inequívoca.
10. Disposiciones especiales para el tratamiento de datos personales.
10.1 Tratamiento de datos personales de naturaleza sensible
El tratamiento de los datos personales de naturaleza sensible está prohibido por la ley, salvo que se cuente con autorización expresa, previa e informada del titular, entre otras excepciones consagradas en el Artículo 6º de la Ley 1581 de 2012.
En este caso, además de cumplir con los requisitos establecidos para la autorización, Talento Innovador informará al titular:
- que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su tratamiento.
- cuáles de los datos, que serán objeto de tratamiento, son sensibles y la finalidad del tratamiento.
Adicionalmente, Talento Innovador tratará los datos sensibles recolectados bajo estándares de seguridad y confidencialidad correspondientes a su naturaleza. Para este fin, Talento Innovador ha implementado medidas administrativas, técnicas y jurídicas.
10.2 Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes
Según lo dispuesto por el Artículo 7º de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 12 del Decreto 1377 de 2013, Talento Innovador sólo realizará el tratamiento, correspondientes a niños, niñas y adolescentes, siempre y cuando este tratamiento responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes y asegure el respeto de sus derechos fundamentales.
Cumplidos los anteriores requisitos, Talento Innovador deberá obtener la autorización del representante legal del niño, niña o adolescente, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.
11. Procedimiento para atención y respuesta a peticiones, consultas, quejas y reclamos de los titulares de datos personales
Los titulares de datos personales tratados por Talento innovador tienen derecho a acceder a sus datos personales y a los detalles de dicho tratamiento, así como a rectificarlos y actualizarlos en caso de ser inexactos o a solicitar su eliminación cuando consideren que resulten ser excesivos o innecesarios para las finalidades que justificaron su obtención u oponerse al tratamiento de los mismos para fines específicos.
Las vías que se han implementado para garantizar el ejercicio de dichos derechos a través de la presentación de la solicitud respectiva son:
- Solicitud presentada al correo electrónico: protecciondedatos@talentoinnovador.co
- Solicitud presentada a través del teléfono +57 (1) 3214529414.
Estos canales podrán ser utilizados por titulares de datos personales, o terceros autorizados por ley para actuar en su nombre, con el objeto de ejercer los siguientes derechos:
11.1 Procedimiento para la realización de peticiones y consultas
a. El titular podrá consultar sus datos personales en cualquier momento. Para tal fin, podrá elevar una solicitud indicando la información que desea conocer, a través de cualquiera de los mecanismos arriba señalados.
b. El titular o sus causahabientes deberán acreditar su identidad, la de su representante, la representación o estipulación a favor de otro o para otro. Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél, se tendrá por no presentada.
c. La consulta y/o petición debe contener como mínimo el nombre y dirección de contacto del titular o cualquier otro medio para recibir la respuesta, así como una descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el titular busca ejercer el derecho de consulta y/o petición.
e. Si la consulta y/o petición realizada por el Titular del dato resulta incompleta, Talento Innovador requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de la consulta y/o petición para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de su consulta.
f. Las peticiones y/o consultas serán atendida por Talento Innovador en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la petición o consulta dentro de dicho término, este hecho se informará al solicitante, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su petición consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
11.2 Procedimiento para la realización de quejas y reclamos
De conformidad con lo establecido en el Artículo 14 de la Ley 1581 de 2012, cuando el titular o sus causahabientes consideren que la información tratada por Talento Innovador deba ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando deba ser revocada por advertirse el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley, podrán presentar una solicitud ante Talento Innovador, la cual será tramitada bajo las siguientes reglas:
a. El Titular o sus causahabientes deberán acreditar su identidad, la de su representante, la representación o estipulación a favor de otro o para otro. Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél, se tendrá por no presentada.
b. La solicitud de rectificación, actualización, supresión o revocatoria debe ser presentada a través de los medios habilitados por Talento Innovador indicados en el presente documento y contener, como mínimo, la siguiente información:
- El nombre y dirección de domicilio del titular o cualquier otro medio para recibir la respuesta.
- Los documentos que acrediten la identidad del solicitante y en caso dado, la de su representante con la respectiva autorización.
- La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el titular busca ejercer alguno de los derechos y la solicitud concreta.
c. Si la solicitud se presenta incompleta, Talento Innovador deberá requerir al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de su solicitud.
d. En caso de que quien reciba la solicitud no sea competente para resolverlo, dará traslado al área correspondiente, en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
e. Una vez recibida la solicitud, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que ésta sea decidida.
f. El término máximo para atender esta solicitud será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderla dentro de dicho término, se informará al interesado sobre los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
12. Información obtenida en forma pasiva
Cuando se utilizan los servicios contenidos dentro de los sitios web de Talento Innovador, ésta podrá recopilar información en forma pasiva a través de tecnologías para el manejo de la información, tales como “cookies”, a través de los cuales se recolecta información acerca del hardware y el software del equipo, dirección IP, tipo de explorador, sistema operativo, nombre de dominio, tiempo de acceso y las direcciones de los sitios web de procedencia; mediante el uso de éstas herramientas no se recolectan directamente datos personales de los usuarios. También se recopilará información acerca de las páginas que la persona visita con mayor frecuencia en estos sitios web a efectos de conocer sus hábitos de navegación. No obstante, el usuario de los sitios web de Talento Innovador tiene la posibilidad de configurar el funcionamiento de las “cookies”, de acuerdo con las opciones de su navegador de internet.
13. Seguridad de los datos personales
Talento Innovador en estricta aplicación del principio de seguridad en el tratamiento de datos personales, proporcionará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. La obligación y responsabilidad de Talento Innovador se limita a disponer de los medios adecuados para este fin. Talento Innovador no garantiza la seguridad total de su información ni se responsabiliza por cualquier consecuencia derivada de fallas técnicas o del ingreso indebido por parte de terceros a la base de datos o archivo en los que reposan los datos personales objeto de tratamiento por parte de Talento Innovador y sus encargados. Talento Innovador exigirá a los proveedores de servicios que contrata, la adopción y cumplimiento de las medidas técnicas, humanas y administrativas adecuadas para la protección de los datos personales en relación con los cuales dichos proveedores actúen como encargados.
14. Transferencia, transmisión y revelación de datos personales
Talento Innovador podrá revelar a sus compañías vinculadas a nivel mundial, los datos personales sobre los cuales realiza el tratamiento, para su utilización y tratamiento conforme a esta política de Protección de Datos Personales.
Igualmente Talento Innovador podrá entregar los datos personales a terceros no vinculados a Talento Innovador cuando:
- Se trate de contratistas en ejecución de contratos para el desarrollo de las actividades de Talento Innovador.
- Por transferencia a cualquier título de cualquier línea de negocio con la que se relaciona la información.
En todo caso, cuando Talento Innovador desee enviar o transmitir datos a uno o varios encargados ubicados dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, establecerá cláusulas contractuales o celebrará un contrato de transmisión de datos personales en el que, entre otros, se pacte lo siguiente:
a. Los alcances y finalidades del tratamiento.
b. Las actividades que el encargado realizará en nombre de Talento Innovador.
c. Las obligaciones que debe cumplir el encargado respecto del titular del dato y Talento Innovador.
d. El deber del encargado de tratar los datos de acuerdo con la finalidad autorizada para el mismo y observando los principios establecidos en la Ley colombiana y la presente política.
e. La obligación del encargado de proteger adecuadamente los datos personales y las bases de datos así como de guardar confidencialidad respecto del tratamiento de los datos transmitidos.
f. Una descripción de las medidas de seguridad concretas que van a ser adoptadas tanto por Talento Innovador como por el encargado de los datos en su lugar de destino.
Talento Innovador no solicitará la autorización cuando la transferencia internacional de datos se encuentre amparada en alguna de las excepciones previstas en la Ley y sus Decretos Reglamentarios.
15. Legislación Aplicable
Esta política de Protección de Datos Personales, el Aviso de Privacidad, y el anexo, Formato de Autorización, que hace parte de esta Política, se rigen por lo dispuesto en la legislación vigente sobre protección de los datos personales a los que se refieren el Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, la Ley 1266 de 2008, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, el Decreto 1727 de 2009 y demás normas que las modifiquen, deroguen o sustituyan.
16. Vigencia
Esta Política de Protección de Datos Personales está vigente desde el 1 de septiembre de 2017.